Comment réduire le stress au travail et conserver un bon niveau de performance dans des environnements de travail complexes et éprouvants.
Cette question m'a été posée à de multiples reprises dans de récents accompagnements. De nombreux managers et collaborateurs sont en effet confrontés à une multitude de tâches et d'opérations, dont l'urgence et l'importance sont variables. Cette situation génère du stress et un certain malaise, conduisant parfois à ne plus savoir par quoi commencer ou à prendre du retard alors que l'objectif était réalisable.
Cette méthode, initiée par le 34° Président des Etats-Unis, lui même confronté à de nombreux dossiers et enjeux, a été popularisée en 1989 dans un ouvrage de Stephen COVEY ("les 7 habitudes des gens qui réussissent").
Objectifs :
Gagner du temps par la priorisation des tâches
Diminuer le stress en augmentant la performance et la productivité (logique gagnant-gagnant)
Augmentation du bien-être et de la confiance en soi
Faire les choses qui ont de la valeur (légitimité d'y consacrer du temps)
Etapes :
LISTER les tâches à réaliser et les positionner dans la matrice.
FAIRE les tâches urgentes et importantes. Veiller à ce que cette liste ne soit pas trop longue. L'ordre d'exécution est libre (commencer par les plus simples ou les plus complexes, les plus courtes ou les plus longues ...). Demander un délai ou une exécution partielle (échelonner).
PLANIFIER et ENCLENCHER les tâches non urgentes et importantes. Positionner la tâche dans son agenda, réserver un créneau spécifique (pour ne pas être pris par une autre chose) et le respecter (ne pas procrastiner). Commencer à réaliser les premières étapes lorsque cela est approprié (ne pas reporter toute la tâche). Veiller à ce que ces tâches ne viennent pas alimenter la case "Urgent et Important".
DELEGUER les tâches urgentes et non importantes. Possibilité aussi de les réaliser soi-même (identifier alors la plus-value à le réaliser personnellement). S'interroger sur les risques pris si l'action n'est pas réalisée. Peut-on augmenter la valeur de la tâche ?
Tâches urgentes et non importantes --> DELEGUER | Tâches urgentes et importantes --> FAIRE |
Tâches non urgentes non importantes --> SUPPRIMER | Tâches importantes et non urgentes --> PLANIFIER |
